Kreditorenbuchhaltung
Rechnungsprüfung, Position für Position.
Zahlbares prüfen. Auf Unberechtigtes konzentrieren.
Donnerstag verknüpft jede Lieferantenrechnung mit Bestellung, Wareneingang, Vertrag, Liefernachweis, Frachtbrief und weiteren benötigten Quellen. Jede relevante Position wird gegen freigegebene Regeln geprüft. Passendes wird freigegeben, Abweichungen werden beziffert, belegt und zur Beanstandung vorbereitet.
Von der Rechnung zur Prüfung, Klärung und korrekten Zahlung.
Eine Rechnung, Position für Position geprüft.
Passende Positionen werden zur Zahlung freigegeben. Markierte Abweichungen werden anhand der verletzten Regel beziffert.
Aktiv
Position
Erwartet
Berechnet
Status
Abgeglichen
Abgeglichen
Preisabweichung
Mengenabweichung
Abgeglichen
01
Die Rechnung im Kontext
Lieferant, Belegreferenz und Gesamtbetrag mit bereits verknüpfter Bestellung, Wareneingang und Vertrag.
02
Abgleichergebnis
Wie die freigegebenen Regeln die Rechnung mit ihren Grundlagen abgleichen. Passende Positionen werden zur Zahlung freigegeben.
03
Automatisch geprüft und zahlungsbereit
Jede innerhalb der Toleranz mit Bestellung, Wareneingang und Vertrag übereinstimmende Position wird zur Zahlung freigegeben.
04
Die bezifferte Abweichung
Die markierte Position, verletzte Regel und der betroffene Betrag, bereit zur Beanstandung.
Was die Rechnungsprüfung vor jedem manuellen Eingriff erledigt.
Rechnungen werden gelesen und positionsweise mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Treffer innerhalb der Toleranz werden automatisch freigegeben.
Rechnung erfassen
Rechnungen aus PDF, E-Rechnung und EDI lesen und Kopf- sowie Positionsdaten in nutzbare Felder überführen.
Dreifachabgleich
Jede Rechnung mit Bestellung, Wareneingang, Vertrag, Liefernachweis, Frachtbrief und weiteren Quellen verknüpfen und abgleichen.
Prüfung auf Positionsebene
Preis, Menge, Satz, Gebühren und Zuschläge gegen Vereinbarung und Wareneingang prüfen.
Duplikaterkennung
Erneut eingereichte und nahezu identische Rechnungen vor dem Zahlungslauf erkennen.
Toleranzen
Kleine erwartete Differenzen automatisch ausgleichen, statt Ausnahmen zu erzeugen.
Ausnahmen klassifizieren
Fehler als Preis, Menge, unbelegte Gebühr oder Duplikat klassifizieren und passend weiterleiten.
Die meisten Rechnungen werden ohne manuellen Eingriff freigegeben.
Statt Rechnungen zu erfassen und abzugleichen, konzentriert sich das Team auf liquiditätsrelevante Abweichungen.
Automatisch geprüft und zahlungsbereit
Zu klärende Ausnahmen
Der Anteil, der Liquidität schützt.
Jede Ausnahme kommt klassifiziert, beziffert und regelbasiert belegt an, ohne die ganze Rechnung erneut zu prüfen. Dies sind typische Beispiele. Die Arten folgen Ihren Prüfregeln.
Preis
Preisabweichung
Der berechnete Preis oder die Gebühr übersteigt den Bestell- oder Vertragssatz.
Klärung:
Die Differenz einbehalten oder die Position mit beigefügtem Vertrag beanstanden.
Menge
Mengenabweichung
Die berechnete Menge übersteigt die laut Wareneingang gelieferte Menge.
Klärung:
Die erhaltene Menge bezahlen und den Rest mit Wareneingangsbeleg beanstanden.
Gebühr
Unbelegte Gebühr
Eine Fracht-, Bearbeitungs- oder Zuschlagsposition hat keine vertragliche Grundlage.
Klärung:
Die Gebühr zurückhalten und Belege vom Lieferanten anfordern.
Duplikat
Doppelte Einreichung
Die Rechnung entspricht einer bereits erhaltenen oder bezahlten Rechnung.
Klärung:
Die Zahlung sperren und den Lieferanten mit der ursprünglichen Referenz informieren.
Wie eine Abweichung zur korrekten Zahlung führt.
Wählen Sie eine Aktion, um Wirkung und erforderliche Befugnis zu sehen.
01
Isolieren
Markierte von unauffälligen Positionen trennen.
02
Klassifizieren
Den Prüffehler klassifizieren und die Auswirkung beziffern.
03
Belege
Bestellung, Wareneingang und Vertragsklausel anhängen.
04
Entscheiden
Freigeben, teilweise zahlen, zurückhalten oder beanstanden.
05
Bezahlen
Den geschuldeten Betrag freigeben und das Ergebnis dokumentieren.
Eine Abweichung bearbeiten
Die Klärung bestimmt, was bezahlt wird.
Je nach Regeln, Berechtigungen und Befugnissen bestimmt ein geklärter oder offener Fall die passende Zahlungsaktion.
Vorbereiten
Aktion weiterleiten
Das System bereitet die Zahlungsaktion vor oder leitet sie weiter. Bei Beurteilungsbedarf ist eine Prüfung erforderlich.
Ausführen
Innerhalb der Grenzen
Autorisierte Aktionen werden innerhalb definierter Berechtigungen ausgeführt, soweit die freigegebene Regel es erlaubt.
Zurückhalten
Kein vorzeitiger Abfluss
Eine ungeklärte Abweichung hält Position oder Rechnung bis zur Entscheidung aus dem Zahlungslauf heraus.
Sie bestimmen, was vorgeschlagen wird, eine Freigabe benötigt oder automatisch laufen darf.
Abweichungen werden zu Streitfällen.
Eine markierte Position wird an einen gesteuerten Streitfall übergeben, mit bereits verknüpfter Regel, Betrag und Belegen.
Den gesamten Bestand sehen. Jede Rechnung im Detail prüfen.
Ein Überblick über die Rechnungsprüfung mit Zugriff auf Rechnung, Position, Regel und Belege hinter jeder Zahl.
Aktiv
Position
Erwartet
Berechnet
Status
Abgeglichen
Abgeglichen
Preisabweichung
Mengenabweichung
Abgeglichen
Jede Rechnung nachvollziehbar machen.
Wissen, was freigegeben wurde, was nicht und warum.
Was wurde freigegeben?
Die geprüften und zur Zahlung freigegebenen Positionen.
Was blieb offen?
Die markierte Position, ihre Art und ihr Betrag.
Warum?
Die geltende Regel und festgestellte Abweichung.
Welche Belege gibt es?
Bestellung, Wareneingang, Vertrag und Dokumente.
Wer ist verantwortlich?
Der zuständige Kreditorenanalyst oder Workflow.
Wie ging es aus?
Bezahlt, teilweise bezahlt, zurückgehalten, gutgeschrieben oder akzeptiert.
Was die Kreditorenbuchhaltung gewinnt
Jede ungeprüfte Position bedeutet finanzielles Risiko. Auf diese Ergebnisse ist der Ablauf ausgelegt.
Fehlerhafte Abflüsse verhindern
Unbelegte Gebühren, Duplikate und Überberechnungen vor dem Geldabfluss stoppen, soweit Prozess und Befugnisse es erlauben.
Jede Position prüfen
Positionsprüfungen werden auch bei hohem Volumen praktikabel, statt Stichproben oder Vertrauen auf den Gesamtbetrag.
Unauffällige Rechnungen schneller bearbeiten
Passende Rechnungen werden direkt freigegeben, damit Lieferanten fristgerecht bezahlt werden.
Belegte Beanstandungen
Jede Abweichung kommt mit zugehöriger Regel, Betrag und unterstützenden Datensätzen an.
Weniger manuelle Prüfungen
Prüfung, Belegsammlung und Weiterleitung erfolgen in einem laufenden Prozess.
Nachvollziehbare Zahlungskontrolle
Jede Freigabe, Sperre und Teilzahlung bleibt mit Regel und Entscheidung verknüpft.