Ein FallWartet auf Belege
Abweichender Satz
Der Rechnungssatz weicht von den vereinbarten Konditionen ab.
Strittiger Betrag
€240.00
Geltende Regel
Vereinbarter Vertragssatz
Verantwortlich
Kreditorenbuchhaltung
Nächste Aktion
Belege anfordern
Streitfälle
Abweichungen in geklärte Streitfälle überführen.
Eine Abweichung. Ein Fall. Ein dokumentierter Weg.
Donnerstag überführt Prüfabweichungen in gesteuerte Streitfälle mit finanzieller Auswirkung, Grund, Belegen, Zuständigkeit und nächster Aktion und begleitet sie bis zur Klärung.
Teil der Kreditorenbuchhaltung · den gesamten Ablauf ansehen
Ein Fall, alles verknüpft.
Strittiger Betrag, geltende Regel, Grund, Zuständigkeit und Belege in einem Datensatz.
Beispielfall
Quelldokumente
Rechnung
Vertrag
E-Mail
Anlegen, steuern, klären.
Eine Abweichung wird zu strukturierter Arbeit statt zu einer E-Mail-Kette.
01
Fall anlegen
Eine Abweichung wird zu einem strukturierten Fall mit finanzieller Auswirkung, Grund, Regel und Belegen.
02
Bearbeitung steuern
Verantwortung zuweisen, Status verfolgen und die nächste Aktion auf dem Klärungsweg voranbringen.
03
Klären und dokumentieren
Den Streitfall zum dokumentierten Ergebnis führen und festhalten, wer nach welcher Regel auf welcher Belegbasis entschieden hat.
Nach finanzieller Bedeutung priorisiert.
Lieferanten- und Kundenfälle in einer Warteschlange, nach finanzieller Auswirkung und Alter priorisiert.
Offene Fälle
Strittiger Wert
SLA überschritten
Nach Risiko sortiert
Fall
Gegenpartei
Beanstandet
Alter
Phase
41 T.
Eskaliert
22 T.
Wartet auf Belege
14 T.
Antwort erhalten
9 T.
Freigegeben
3 T.
Eröffnet
Der gesamte Fall, für Sie zusammengefasst.
Das System fasst Geschehen und Gründe mit allen Dokumenten, Datensätzen und Nachweisen zusammen. Niemand muss die Vorgeschichte neu rekonstruieren.
Beispielfall
Quelldokumente
01
Rechnung
02
Vertrag
03
E-Mail
Was passiert ist, auf einen Blick
Das System benennt Abweichung, verletzte Regel und betroffenen Betrag, ohne manuelle Rekonstruktion.
Alle Dokumente angehängt
Rechnung, Bestellung, Wareneingang, Vertragsklausel, Preisliste und Korrespondenz liegen direkt im Fall.
Nachweise mit der Forderung verknüpft
Jeder Beleg ist mit der unterstützten Position verknüpft. Die Begründung ist versandbereit.
Vollständige Historie erhalten
Zuständigkeit, Status, frühere Aktionen und Freigaben bleiben vom ersten Hinweis bis zum Ergebnis im Fall.
Fälle kommen klassifiziert und beziffert an.
Die Belege für die Beanstandung sind bereits gesammelt.
Unbelegt
Gebühr ohne Grundlage
Ein Zuschlag oder eine Gebühr hat keine Grundlage in Vertrag oder Preisliste.
Klärung:
Die Gebühr mit beigefügter Vertragsklausel und Preisliste beanstanden.
Abweichung
Mengenunterlieferung
Die Rechnung berechnet mehr, als laut Wareneingang geliefert wurde.
Klärung:
Den Restbetrag mit dem Wareneingang als Beleg beanstanden.
Duplikat
Doppelte Gebühr
Dieselbe Gebühr erscheint doppelt über Rechnungen oder Perioden hinweg.
Klärung:
Das Duplikat ablehnen und auf den ursprünglichen Beleg verweisen.
Satz
Abweichender Satz
Der angewandte Satz weicht von den vereinbarten Konditionen ab.
Klärung:
Die Differenz zurückfordern, sobald die Klärung den Anspruch bestätigt.
Wie ein Fall geklärt und zurückgeschrieben wird.
Wählen Sie eine Aktion, um Wirkung und erforderliche Befugnis zu sehen.
01
Offen
Den Fall mit Auswirkung und Regel anlegen.
02
Belege
Die Belege zur Forderung sammeln.
03
Beanstanden
Die Gegenpartei mit der Begründung informieren.
04
Freigeben
Die Entscheidung an die richtige Befugnisstufe leiten.
05
Zurückschreiben
Das Ergebnis verbuchen und die Historie erhalten.
Einen Fall bearbeiten
Geklärt, dann zurückgeschrieben.
Nach Abschluss wird das Ergebnis in Ihr ERP zurückgeschrieben. Regel, Entscheidung, Freigabe und Belege bleiben erhalten.
Fall geklärt
Ergebnis erfasst
Freigabe angehängt
Im ERP verbucht
Prüfpfad erhalten
Alle offenen Fälle sehen. Jeden Streitfall im Detail prüfen.
Ein Überblick über Streitfälle mit Zugriff auf Fall, Grund, Belege und Entscheidung hinter jeder Zahl.
Offene Fälle
Strittiger Wert
SLA überschritten
Nach Risiko sortiert
Fall
Gegenpartei
Beanstandet
Alter
Phase
41 T.
Eskaliert
22 T.
Wartet auf Belege
14 T.
Antwort erhalten
9 T.
Freigegeben
3 T.
Eröffnet
Jeden Fall nachvollziehbar machen.
Wissen, was strittig ist, warum und was als Nächstes passiert.
Was ist strittig?
Der betroffene Posten und die finanziellen Positionen.
Warum ist es strittig?
Die Abweichung und geltende Regel.
Um welchen Betrag geht es?
Die finanzielle Auswirkung des Falls.
Welche Belege gibt es?
Die relevanten Datensätze und Dokumente.
Wer ist verantwortlich?
Die zuständige Person oder der Workflow.
Wie ging es aus?
Das dokumentierte Endergebnis.
Was das Streitfallmanagement gewinnt
Ohne Zuständigkeit stocken Streitfälle. Auf diese Ergebnisse ist der Ablauf ausgelegt.
Streitfälle schneller klären
Jedem Fall Grund, Belege, finanzielle Auswirkung, Zuständigkeit und nächste Aktion für den Fortschritt geben.
Mehr Abweichungen bearbeiten
Auch Positionen verfolgen, die bisher wegen hohen manuellen Aufwands wenig Beachtung fanden.
Fundiertere Gespräche mit Gegenparteien
Mit einem strukturierten Fall aus Betrag, Begründung und Belegen arbeiten, statt den Sachverhalt systemübergreifend neu aufzubauen.
Keine Verluste zwischen Teams
Fälle haben klare Zuständigkeiten und Status. Streitfälle bleiben nicht in Postfächern oder Übergaben liegen.
Einheitliche Klärungswege
Grundcodes und Workflows folgen Ihrer Richtlinie, damit ähnliche Streitfälle einheitlich geklärt werden.
Nachvollziehbare Ergebnisse
Jede Klärung hält fest, wer nach welcher Regel auf welcher Belegbasis entschieden hat.
Abweichungen beginnen in der Prüfung.
Jeder Streitfall entsteht aus einer markierten Position in der Rechnungsprüfung und kommt mit Regel, Betrag und Belegen an.