Debitorenbuchhaltung
Zahlungen automatisch zuordnen.
Jede Zahlung zuordnen. Jede Ausnahme erkennen und klären.
Donnerstag führt Banktransaktion, Zahlungsavis und offene Forderungen zusammen, wendet freigegebene Zuordnungsregeln an und verbucht passende Beträge. Ausnahmen bleiben mit ihrem vollständigen Kontext verknüpft.
Vom Zahlungseingang zur Zuordnung und zum dokumentierten Ergebnis.
Die Zahlung, ihre zugeordneten Rechnungen und die Ausnahme.
Eine Zahlung geht ein, das Avis wird zugeordnet und Rechnungen werden ausgeglichen. Die unterbezahlte Position wird isoliert, ohne den Rest zu blockieren.
Aktiv
Rechnung
Offen
Zugeordnet
Status
Zugeordnet
Unterzahlung
Teilweise zugeordnet
Zugeordnet
Zugeordnet
01
Die Zahlung im Kontext
Banktransaktion, Zahlungsart, Zahler und Gesamtbetrag mit bereits verknüpftem Zahlungsavis.
02
Zuordnungssicherheit
Wie eindeutig die freigegebenen Regeln diese Zahlung offenen Forderungen zuordnen. Sichere Treffer werden direkt verbucht.
03
Zugeordnete Rechnungspositionen
Jede offene Rechnung, der die Zahlung zugeordnet wurde, mit dem ausgeglichenen Betrag.
04
Die isolierte Ausnahme
Die unterbezahlte Position wird markiert, beziffert und als Abzug weitergegeben, ohne den Rest zu blockieren.
Was die Zahlungszuordnung vor jedem manuellen Eingriff erledigt.
Zahlungsavise werden gelesen, Zahlungen offenen Forderungen zugeordnet und Treffer innerhalb der Toleranz ohne manuellen Eingriff verbucht.
Zahlungsavis erfassen
Zahlungsavise aus Bankdateien, E-Mails, Portalen und EDI lesen und in nutzbare Zuordnungsdaten überführen.
Zuordnung über mehrere Merkmale
Offene Forderungen anhand von Rechnungsnummer, Betrag, Kundenreferenz, Zahlungsdatum und Zahler zuordnen.
Teilzahlungen und mehrere Rechnungen
Eine Zahlung auf mehrere Rechnungen verteilen und Teilzahlungen ohne erzwungene Einzelzuordnung bearbeiten.
Toleranzen
Freigegebene Toleranzen anwenden, damit kleine erwartete Differenzen automatisch ausgeglichen werden.
Durchgängige Verbuchung
Sichere Zuordnungen innerhalb Ihrer freigegebenen Grenzen automatisch verbuchen.
Ausnahmen klassifizieren
Nicht zuordenbare Beträge als Unterzahlung, Überzahlung, unbekannt oder mehrdeutig klassifizieren und passend weiterleiten.
Die meisten Zahlungen benötigen keinen manuellen Eingriff.
Nur der kleine Anteil mit echtem Beurteilungsbedarf erreicht einen Analysten.
Automatisch zugeordnet
Zu klärende Ausnahmen
Statt Zahlungen zu erfassen, klärt der Analyst die wenigen Fälle, die eine Beurteilung erfordern.
Der Anteil, der menschliche Beurteilung braucht.
Jede Ausnahme kommt klassifiziert, beziffert und belegt an. Die Recherche beginnt nicht bei null.
Unterzahlung
Teilzahlung
Die Zahlung deckt die offene Rechnung nicht vollständig. Die Differenz wird für die konkrete Position beziffert.
Klärung:
Einen Abzugsfall mit Rechnung, Zahlungsavis und Belegen anlegen.
Überzahlung
Mehrbetrag eingegangen
Die Zahlung übersteigt den offenen Betrag. Der Überschuss wird separat ausgewiesen.
Klärung:
Gemäß Ihrer Richtlinie als Akontozahlung oder Erstattung behandeln und die Entscheidung dokumentieren.
Nicht identifiziert
Kein Avis oder Zahler
Die Zahlung enthält nicht genügend Informationen zur Identifikation von Kunde oder Rechnungen.
Klärung:
Mit priorisierten Zuordnungsvorschlägen und gesammelten Belegen zur Recherche zuweisen.
Mehrdeutig
Mehrere Kandidaten
Der Betrag kann innerhalb der Toleranz zu mehreren Rechnungen oder Kunden passen.
Klärung:
Priorisierte Kandidaten anzeigen, damit der Analyst die richtige Zuordnung bestätigt.
Wie eine Ausnahme zum dokumentierten Ergebnis wird.
Wählen Sie eine Aktion, um Wirkung und erforderliche Befugnis zu sehen.
01
Isolieren
Die Ausnahme vom zugeordneten Betrag trennen, damit die Verbuchung weiterläuft.
02
Klassifizieren
Den Grund klassifizieren und die finanzielle Auswirkung zuordnen.
03
Belege
Rechnung, Zahlungsavis und unterstützende Dokumente verknüpfen.
04
Zuweisen
Mit nächster Aktion an die richtige Person oder den passenden Workflow leiten.
05
Klären
Verbuchen, beanstanden, erstatten oder abschreiben und das Ergebnis dokumentieren.
Eine Ausnahme bearbeiten
Unterzahlungen werden zu Abzugsfällen.
Eine Unterzahlung wird mit Rechnung, Avis und Belegen an die Abzugsliste übergeben, dort geprüft, geklärt und zurückgefordert.
Zugeordnete Zahlungen halten die Altersstruktur korrekt.
Nach der Zuordnung ist der Forderungssaldo aktuell. Altersklassen zeigen tatsächlich offene Beträge statt unbearbeiteter Zahlungseingänge.
Aktuell
1–30
31–60
61–90
90+
Überfällige Salden fließen ins Mahnwesen.
Überfällige Beträge durchlaufen einen freigegebenen Mahnplan mit Erinnerungen, Eskalationen und Zahlungszusagen. Überfällige Forderungen werden aktiv bearbeitet.
Den gesamten Ablauf sehen. Jede Zahlung im Detail prüfen.
Ein Überblick über die Zahlungszuordnung mit Zugriff auf Zahlung, Regel und Belege hinter jeder Zahl.
● Aktiv
Rechnung
Offen
Zugeordnet
Status
Zugeordnet
Unterzahlung
Teilweise zugeordnet
Zugeordnet
Zugeordnet
Jede Zahlung nachvollziehbar machen.
Wissen, was zugeordnet wurde, was nicht und warum.
Was wurde zugeordnet?
Die ausgeglichenen Rechnungen und verbuchten Beträge.
Was blieb offen?
Die Ausnahme, ihre Art und finanzielle Auswirkung.
Warum?
Das Zuordnungsergebnis und die geltende Regel.
Welche Belege gibt es?
Das Zahlungsavis und verknüpfte Datensätze.
Wer ist verantwortlich?
Der zuständige Analyst oder Workflow.
Wie ging es aus?
Zugeordnet, abgezogen, erstattet oder abgeschrieben.
Was die Debitorenbuchhaltung gewinnt
Die Zahlungszuordnung entscheidet, ob das Hauptbuch aktuell bleibt. Auf diese Ergebnisse ist der Ablauf ausgelegt.
Zahlungen früher zuordnen
Sichere Zahlungen werden automatisch verbucht. Das Hauptbuch bleibt ohne manuelle Erfassung aktuell.
Ausnahmewarteschlange verkürzen
Nur Zahlungen mit Beurteilungsbedarf erreichen den Analysten, bereits klassifiziert und belegt.
Aussagekräftigere Forderungsalterung
Schnelle, präzise Zuordnung hält die Altersstruktur für Inkasso und Reporting aussagekräftig.
Nahtlose Übergabe
Unterzahlungen fließen direkt ins Abzugsmanagement mit vollständigem Kontext, ohne erneute Erfassung zwischen Systemen.
Konsistente Zuordnung
Freigegebene Regeln und Toleranzen gelten täglich einheitlich, unabhängig von Analyst und Volumen.
Nachvollziehbare Ergebnisse
Jeder zugeordnete Betrag und jede Ausnahme lässt sich auf Zahlung, Regel und Belege zurückführen.