Mahnwesen
Überfällige Forderungen planmäßig einziehen.
Die richtige Erinnerung, an den richtigen Kunden, zur richtigen Zeit.
Donnerstag führt jede überfällige Rechnung durch einen freigegebenen Mahnplan, versendet Erinnerungen, erhöht Mahnstufen, erfasst Zahlungszusagen und zeigt nur Konten mit Gesprächsbedarf an.
Teil der Debitorenbuchhaltung · vom überfälligen Saldo zum Zahlungseingang
Konten nach Mahnstufe gruppiert, Zahlungszusagen im Blick.
Jedes überfällige Konto zeigt Mahnstufe, nächsten Kontakttermin und erfasste Zahlungszusagen.
Aktiv
Konto
Stufe
Überfällig
Status
Bezahlt
Zusage erfasst
Eskaliert
Erinnerung gesendet
Bezahlt
Was das Mahnwesen vor dem ersten Anruf erledigt.
Überfällige Salden werden nach Risiko gruppiert, dem passenden Mahnplan zugeordnet und Erinnerungen termingerecht automatisch versendet.
Altersstruktur verfolgen
Offene Rechnungen nach Verzugstagen einordnen, damit Risiko und Wert die Arbeitsliste priorisieren.
Mahnplan ausführen
Konten nach Ihrem Zeitplan automatisch durch Vorabhinweis, Erinnerungen und letzte Mahnung führen.
Über den passenden Kanal senden
Erinnerungen per E-Mail oder Portal in der Kundensprache mit freigegebenen Vorlagen und passendem Ton je Stufe senden.
Zahlungszusagen erfassen
Zugesagte Beträge und Termine erfassen, den Mahnplan pausieren und bei Nichterfüllung automatisch fortsetzen.
Regelbasiert eskalieren
Konten bei Grenzüberschreitung gemäß Richtlinie an Anruf, Kreditsperre oder Inkassoverantwortliche weiterleiten.
Strittige Rechnungen ausnehmen
Mahnungen für strittige Rechnungen automatisch aussetzen, damit keine strittigen Beträge angemahnt werden.
Den Weg vom Vorabhinweis bis zur Eskalation festlegen.
Die folgenden Stufen sind beispielhaft. Zeitpunkt, Kanal und Ton folgen Ihrer Inkassorichtlinie.
−5 Tage
Hinweis vor Fälligkeit
Eine freundliche Erinnerung vor Fälligkeit, um pünktliche Zahlung zu fördern.
+7 Tage
1. Erinnerung
Eine freundliche erste Erinnerung nach Fälligkeit.
+21 Tage
2. Erinnerung
Eine deutlichere Erinnerung mit Verweis auf den offenen Saldo und die Konditionen.
E-Mail · Brief
+45 Tage
Letzte Mahnung
Eine formelle Mahnung mit Hinweis auf Eskalation bei ausbleibender Zahlung.
Brief
+60 Tage
Eskalation
Kreditsperre, Inkassoanruf oder Übergabe gemäß Ihrer Richtlinie.
Anruf · Sperre
Jede Stufe hat Zeitpunkt, Kanal und Ton. Das Konto läuft automatisch weiter, bis Zahlung, Zusage oder Streitfall den Weg ändern.
Drei Ereignisse ändern den Mahnplan.
Das Konto läuft automatisch weiter, bis eines dieser Ereignisse eingreift.
Abzweig · Zahlung
Zahlung zugeordnet
Eine zugeordnete Zahlung gleicht das Konto aus und stoppt den Mahnplan automatisch.
Abzweig · Zahlungszusage
Mahnplan pausiert
Eine erfasste Zusage pausiert Erinnerungen bis zum zugesagten Termin. Bei Nichterfüllung laufen sie weiter.
Abzweig · Streitfall
Mahnung ausgesetzt
Eine strittige Rechnung wird vom Mahnwesen ausgenommen, damit kein strittiger Betrag angemahnt wird.
Segmentieren und Strategie festlegen.
Nicht jeder Kunde braucht denselben Mahnweg. Segmente haben eigene Pläne, Tonalitäten und Eskalationsgrenzen.
Zurückhaltend
Strategische Kunden
Beziehungsorientierter Mahnplan mit Führungskräftekontakt vor jeder Sperre.
Standard
Standardkunden
Der reguläre Stufenplan mit Standardfristen und Vorlagen.
Konsequent
Hohes Risiko oder Dauerverzug
Beschleunigter Mahnplan, frühere Eskalation und strengere Kreditkontrolle.
Was beim Inkassoverantwortlichen ankommt.
Der Mahnplan übernimmt die Routine. Angezeigt werden Konten, bei denen eine Beurteilung den Ausgang verändert.
Nicht eingehaltene Zusage
Zusage verpasst
Der Termin einer erfassten Zahlungszusage ist ohne Zahlungseingang verstrichen.
Klärung:
Eine Stufe eskalieren und mit der Historie an den Kontoverantwortlichen weiterleiten.
Beanstandet
Strittige Rechnung
Der Kunde hält die Zahlung wegen eines Streitfalls oder Abzugs zurück.
Klärung:
Den Mahnplan aussetzen und den Fall verknüpfen, damit Inkasso und Klärung abgestimmt bleiben.
Hoher Wert
Wesentliches Risiko
Der überfällige Saldo übersteigt die Grenze für automatisierte Erinnerungen.
Klärung:
Mit vollständig aufbereitetem Kontostand an eine zuständige Person für ein Gespräch leiten.
Keine Antwort
Mahnplan ausgeschöpft
Das Konto hat alle Erinnerungsstufen ohne Rückmeldung durchlaufen.
Klärung:
Gemäß Richtlinie an Inkasso oder Rechtsabteilung eskalieren und die Historie erhalten.
Vom überfälligen Saldo zum Zahlungseingang.
Wählen Sie eine Aktion, um Wirkung und erforderliche Befugnis zu sehen.
01
Segmentieren
Konten nach Risiko, Wert und Altersstruktur gruppieren.
02
Abfolge festlegen
Erinnerungsstufen und Zeitpunkte festlegen.
03
Senden
Erinnerungen innerhalb des freigegebenen Rahmens versenden.
04
Verfolgen
Antworten, Zusagen und Zahlungen erfassen.
05
Eskalieren
Stufe erhöhen, anrufen oder an Inkasso weiterleiten.
Ein Konto bearbeiten
Den gesamten Bestand sehen. Jedes Konto im Detail prüfen.
Ein Überblick über das Inkasso mit Zugriff auf Konto, Rechnungen und Kontakthistorie hinter jeder Zahl.
Aktiv
Konto
Stufe
Überfällig
Status
Bezahlt
Zusage erfasst
Eskaliert
Erinnerung gesendet
Bezahlt
Jedes Konto nachvollziehbar machen.
Wissen, wer schuldet, wie lange und was als Nächstes passiert.
Wer schuldet?
Der Kunde und die offenen Rechnungen im Mahnprozess.
Wie lange überfällig?
Die Altersklasse und Verzugstage.
Welche Stufe?
Die aktuelle Mahnstufe und nächste Aktion.
Was wurde getan?
Versendete Erinnerungen und Kontakthistorie.
Gibt es eine Zusage?
Der zugesagte Betrag und Termin, sofern erfasst.
Was kommt als Nächstes?
Die geplante Aktion oder Eskalation.
Was das Mahnwesen gewinnt
Inkasso funktioniert, wenn der Mahnplan lückenlos läuft. Auf diese Ergebnisse ist der Ablauf ausgelegt.
Früher einziehen
Ein konsequenter Mahnplan beginnt vor Fälligkeit und pausiert nicht bei hoher Teamauslastung.
Weniger manuelle Erinnerungen
Die Routine läuft nach freigegebenen Regeln. Das Team konzentriert sich auf Konten mit Handlungsbedarf.
Zahlungszusagen konsequent verfolgen
Zusagen werden mit Terminen erfasst und bei Verzug automatisch nachverfolgt.
Passender Ton, passende Stufe
Die Eskalation folgt Ihrer Richtlinie statt der Person, die zuletzt geschrieben hat.
Mit Streitfällen abgestimmt
Strittige Konten pausieren, statt beziehungsschädigende Erinnerungen zu erhalten.
Nachvollziehbare Kontakthistorie
Jede Erinnerung, Antwort und Zusage bleibt mit Konto und Saldo verknüpft.
Strittige Salden bleiben verknüpft.
Wenn ein Kunde wegen einer Forderung die Zahlung zurückhält, bleiben Abzugsfall und Mahnplan miteinander verknüpft.